par AFI Aveyron | 1, Mai 2014 | Aide et tutoriels, Bureautique
Nous recevons de plus en plus de mail et la difficulté est de devoir hiérarchiser les tâches à réaliser.
Il nous faut donc optimiser la classification de ses mails afin de pouvoir les traiter en fonction de leurs importances.
Pour ce faire, nous avons la possibilité de les classer de manière automatique dans notre client de messagerie Thunderbird.
L’avantage de cette solution est qu’à la réception de vos messages, les mails vont aller directement dans un dossier ce qui vous permettra en un coup d’œil de voir qui vous a écrit.
Pour ce faire, nous devons indiquer à notre client mail quels sont les mails qui vont aller se ranger et dans quel dossiers.
Créer des dossiers
La première chose à faire est de créer des dossiers dans votre boite mail.
Créer un nouveau dossier pour classer ses mails
Prenez garde à créer ces dossiers dans le dossier « Courrier entrant ». Cela vous permettra de retrouver cette arborescence si vous avez créé un compte « IMAP ».
Ensuite nommez-le et validez. Il doit apparaitre ensuite comme un dossier « enfant » dans « Courrier entrant ».
Nommer le dossier
Maintenant, vous pouvez délacer manuellement tous les mails dans ce dossier. Cela vous permet de classer l’information comme vous le feriez avec vos documents.
Sous dossier dans Thunderbird
Classer ses messages automatiquement
Mais le but du jeu est de demander à Thunderbird de le faire automatiquement.
Pour ce faire nous devons créer ce que l’on appelle un « Filtre à partir d’un message ».
Cliquez sur le message à classer puis dans le menu « Message » cliquez sur « Créer un filtre à partir d’un message ».
Créer un filtre de message en définissant la règle et le dossier concerné.
Une boite de dialogue s’ouvre. Vous avez plusieurs champs à remplir.
Le nom du filtre : donnez un nom explicite car si vous créez plusieurs dizaines de filtres, il sera difficile pour vous de retrouver le filtre à modifier ultérieurement
Laisser les deux cases cochées : « Lors de son exécution manuelle » et « lors de la réception du courrier », cela classera automatiquement les messages. A vous de juger si vous devez appliquer le filtre avant la détection des indésirable ou après.
Ensuite nous appliquons les conditions. Dans notre exemple, tous les mail venant de reports[@/at]proranktracker[./dot]com seront classés dans le dossier.
Il est possible d’appliquer également d’autres filtres comme :
- Le sujet contient un mot comme « Nouveau contenu » si vous avez des mails automatiques provenant d’un site web
- Le corps du message contient un mot exemple « Devis »
- Le message a été envoyé en copie à un interlocuteur…
De même, vous avez la possibilité de rajouter plusieurs filtres
Une fois la règle validée, une boite de dialogue s’ouvre et vous pouvez cliquer sur « exécuter ».
Exécuter le filtre de message
Thunderbird va ensuite déplacer, tous les messages vers le dossier défini.
Tous vos anciens messages sont déplacés dans le dossier
Quand un nouveau message arrivera dans la boite mail, un petit 1 en bleu s’affichera. Vous saurez immédiatement que vous avez reçu un mail de cet expéditeur et vous n’aurez plus d’excuse pour ne pas le traiter.
Un nouveau message est arrivé
Ce travail de mise en place de filtre vous prendra un peu de temps à sa création mais vous verrez qu’à l’usage cela vous fera gagner beaucoup de temps à l’ouverture de votre boite mail car cela vous permettra en un coup d’œil de hiérarchiser l’information à traiter.
par AFI Aveyron | 20, Avr 2014 | Aide et tutoriels, Bureautique
Rien de plus exaspérant que de lancer son programme de messagerie comme Outlook et devoir attendre une petite trentaine de secondes avant qu’il s’ouvre.
Avant de changer votre disque dur pour un SSD, il y a une manipulation que l’on peut faire pour accélérer ce changement.
En effet, lors du lancement d’Outlook, on s‘aperçoit qu’une boite de dialogue affiche :
Chargement des compléments.
Lancement d’Outlook
Et cela peut prendre quelques secondes.
Que sont ces compléments ?
Ce sont des modules qui s’ajoutent à votre logiciel de messagerie afin de vous offrir des fonctionnalités complémentaires.
Et certains logiciels ont la fâcheuse tendance à vouloir s’immiscer dans nombre de logiciels dont votre Outlook.
On citera par exemple ;
- TeamViewer
- Adobe
- Un anti-virus /antispam
- Camstasia
- Evernote…
Extensions dans le ruban d’Outlook – Ici TeamViewer et Kaspersky Anti-Spam
L’intention est louable mais la multiplication de ces logiciels additionnels vous transforme votre logiciel de messagerie en un pachyderme somnolant.
Désactiver les composants au démarrage d’Outlook
Pour lui redonner un coup de peps, vous devez désactiver les modules complémentaires qui ne vous sont pas utiles.
Pour ce faire, sous Outlook 2010, rendez-vous dans :
Fichier – Option
Puis cliquez sur « Compléments »
Menu Option d’Outlook
En bas de la boite de dialogue, cliquez sur « atteindre » à coté de
Gérer : Compléments COM
Une boite de dialogue s’ouvre et vous pouvez décocher, les compléments qui ne vous sont pas utiles.
Fenêtre de gestion des compléments
Ici, par exemple, je vais désactiver tous les modules ayant un rapport avec le partages de données dans des environnements Exchange ou SharePoint sachant que je ne travaille pas dans ces environnements.
De même, pour les modules Outlook Social Connector , One Note Microsoft VBA…
Enfin, je désactive les modules externes qui ne me sont d’aucune utilité :
- EverNote
- Itunes
- TeamViewer
Une petite mention pour Kaspersky AntiSpam Addin car celui plante Outlook une fois sur dix, donc je le désactive, en attendant une prochaine mise à jour.
Bref à vous de décider quels sont les modules inutiles et quels sont les modules que vous pouvez laisser charger au démarrage sachant que moins il y en a plus vite Outlook se lancera.
Pour ma part, je n’ai laissé que le module Acrobat PDFMaker qui me permet de créer des fichiers PDF à partir de dossier de la boite de réception.
Fermez et relancer votre Outlook et vous verrez que le lancement sera beaucoup plus rapide.
Top Chrono !
par AFI Aveyron | 1, Avr 2012 | Aide et tutoriels, Bureautique, Les news, Matériel et logiciel
No spam
Vous avez remarqué que votre boite aux lettres électroniques est de plus en plus envahie par des messages indésirables. Voici quelques conseils pour vous prémunir contre les arnaques, les tentatives d’escroquerie et contre les messages publicitaires non désirés.
Les spam
Tout d’abords un petit rappel de la loi.
En tant que particulier, aucune entreprise n’a le droit de vous envoyer un message publicitaire ou d’information si vous ne l’avez pas expressément désiré. En clair cela signifie que vous avez accepté (en cochant une case) de recevoir une lettre d’information ou des offres promotionnelles. Dans le cas contraire le message électronique que vous refuser peut-être considérer comme un spam.
Pour les professionnels, les sociétés peuvent vous faire parvenir des informations si cela concerne votre corps de métier. Par exemple vous êtes artisan peintre en bâtiment, on peut vous envoyer des messages concernant des peintures écologiques mais pas de publicités concernant un crédit auto.
Que faire ?
Si vous arrivez à identifier que la société est française, vous pouvez cliquer sur le lien se désabonner. Cette société devrait se plier à la loi Informatique et Liberté et vous supprimer de sa base de données. Si vous ne parvenez pas à identifier cette société, ne cliquez pas sur le lien que l’on vous propose car cela signifierai que votre adresse existe (et qu’elle pourra être revendu). Dans ce cas là, réglez votre anti spam pour ne plus recevoir de courrier de cet éditeur.
Tentative d’arnaque
Vous recevrez de temps en temps des messages étranges qui ont pour objectif de vous soutirer de l’argent en promesse d’un don ou d’un héritage.
Exemple :
DERNIER AVIS DE RECOMPENSE: Nous avons l’honneur de vous informer de la mise en oeuvre du programme-LOTERIA NACIONAL- qui a eu lieu le 02 /02/ 2012. Mais a cause d’une confusion de certains noms et numéros, le résultat du tirage au sort a été rendu publique que le 12/03/ 2012 Votre nom, figurant sur le numéro de coupon 031-1127-841 avec numéro de série 3214-07 correspond aux numéros lauréat 4-13-21-27-36-38-45 lesquels ont gagnes le tirage au sort en troisième catégorie. vous êtes lauréat de Ђ915,777.00 EUROS (NEUF CENT ET QUINZE MILLE, SEPT CENT ET SOIXANTE-DIX SEPT EUROS SEULEMENT) en monnaie liquide avec numéro de dossier Reference Number: SAUL /0999/171 URL. Batch number: EGS/1983-022/11/ URL votre prix est partie composante d un montant total de EUROS Ђ9,157,770.00 (NEUF MILLIONS CENT CINQUANTE-SEPT MILLE, SEPT CENT SOIXANTE-DIX-SEPT) reparti entre 17 lauréats internationaux en cette catégorie. Nos très vives félicitons !!! Tous les participants ont été sélectionnes par système de tirage au sort
Là le but est clair, vous entrainer dans un engrenage afin de vous soutirer de l’argent. Grosso modo, pour pouvoir récupérer votre lot vous devrez payer des frais de notaires ou d’huissier.
Autre exemple du même acabit :
Bonjour,
C’est dans le feu que le fer se trempe et devient acier. C’est dans la douleur que l’homme trouve la révélation de sa force. En effet je suis atteinte d’une maladie qui dégrade ma santé de jour en jour et la médecine ne peut plus rien pour me sauver depuis trois. Consciente de ma décision j’ai décider de vous écrire afin d’avoir un accord avec vous pour la réalisation de vous projet Humanitaire. Je veux mettre à votre disposition une somme de UN MILLION CINQ CENT D’EUROS que je vous offre pour aider les gens qui sont dans le grand besoin.
Toutefois, je comprendrais votre étonnement quant à ma façon de procéder. Vous savez, il existe plusieurs organismes dans le monde que j’aurai pu contacter. Mais je ne préfère pas, j’aimerais plutôt que ça soit une personne comme tout le monde, à qui je confierai cette lourde responsabilité de créer une fondation et qui fera les bonnes œuvres comme feu l’Abbé Pierre. Dans le passé, je faisais des dons à des associations déplorablement je n’ai jamais été satisfaite de la gérance de ces dons.
Il y a beaucoup de souffrance dans le monde, et il faut que nous les êtres humains qui avons la possibilité d’aider un temps soit peu les personnes qui sont dans les difficultés le fassions.
Tout cet argent, je l’ai acquise toute ma vie et la seule chose que je pourrai faire de bien sur cette terre avant de m’en aller c’est de savoir que cet argent servira à rendre heureux des personnes qui sont dans le besoin. J’espère sincèrement que vous ne refuserez pas ma proposition et que vous m’aiderez à réaliser ce rêve.
Ma vie professionnelle a été un véritable tourisme d’autant plus que j’ai toujours vécu loin de mon pays. D’abord au Koweït, où j’ai travaillé dans le secteur pétrolier pendant deux années. Ensuite j’ai été en République du Bénin (année 2001) où j’ai mise en place plusieurs entreprises (immobilières, Ingénieure…). C’est dans ce pays si accueillant que j’ai connu le vrai bonheur, celui du mariage d’avec un Français qui travaillait aussi dans ce pays. Malheureusement nous n’avons pas eu la chance d’avoir des enfants. Après Cinq années de vie commune, mon époux a perdu la vie suite a une longue maladie. Ainsi je suis restée à nouveau seule avec un majordome à ma disposition et un chien jusqu’à ce que ce cancer vienne limiter ma vie. Les jours passent et plus je sens que mes jours entre ces 4 murs de ma chambre d’hospitalisation ne tiennent plus à quelques semaines, alors je veux bien croire que je me suis pas adressée à une personne de mauvaise foi qui saura pas respecter mes derniers engagements et vœux. Aussi Je tiens à vous informer que les procédures Juridiques et protocolaires sont préalablement définies et établies, afin que ma banque puisse vous adressez cette somme. Cela fait exactement trois ans que je me bats contre cette maladie et la médecine ne peut plus rien.
J’attends votre réponse dans ma boite privée: xxx@xxx.com
Mme Xxxxxx Zzzzzz
Voir également cet article sur Clubic : J’ai testé pour vous : l’arnaque sur Internet
Que faire.
Rein surtout ne pas répondre. Pensez que dans la vie courante rare sont les gens que vous aller croiser dans la rue et qui vont vous donner 10 000 €.
Tentatives d’escroquerie
Les messages typiques sont du style : votre compte bancaire est suspendu, rendez-vous sur notre site web…
Cher membre Free,
Apres plusieurs tentative inutile de vous joindre par telephone,nous vous avons envoye ce mail pour vous informer qu une defaillance est survenue lors des prelevements mensuels effectues sur le compte de notre clientele ,en effet le 09 Mars 2012 votre compte a ete indument debite de la somme de (32.30) EURO. Cette confusion est essentiellement du la correspondance de vos noms et prenoms avec ceux d un autre client . A fin de proceder a un de remboursement immediat nous vous prions de bien vouloir cliquer sur le lien ci-dessous et fournir toute information susceptible d accelerer ce remboursement . Remplissez le formulaire de remboursement en cliquant sur le le lien suivant :
Veuillez Cliquer ici : [lien supprimé]
Important :
Le versement effectue par free sera porte sur votre prochain releve bancaire. Nos clients free beneficieront d un geste commercial. Nous vous assurons de la confidentialite des informations fournies free se porte garant quant la responsabilite juridique de ces transactions. Nous vous remercions de votre comprehension et nous nous excusons pour le desagrement encouru.
Sincères salutations,
L’équipe Free
Là les choses sont claires, vous vous rendrez sur ce site qui ressemble très fortement au site officiel et on tentera que récupérer vos coordonnées bancaires.
Comment se prémunir contre les spam.
Installer un anti-spam
La plupart des suites de sécurité comme Kaspersky internet Security ou Norton Security possède un anti spam.
Vous pouvez également installer des anti-spam gratuits comme
Ils sont peut-être un peu moins efficace que les payants mais feront largement l’affaire.
Signaler les spammeurs
Vous pouvez signaler les messages indésirables sur le site web de Signal Spam. Ce dernier le traitera et transmettra les informations aux autorités compétentes (CNIL, Pouvoir public, Justice).
Vous pouvez soit signaler vos messages directement sur le site web, soit installer un plugin sur votre client mail Outlook 2003, 2007,2010 et Thunderbird.2 et 3 et plus.
Faire le « mort »
Ne cliquez jamais sur un lien d’un message suspect car cela permet de vous identifier et de savoir que votre adresse existe car vous offrez la possibilité aux spammeurs de revendre votre adresse ou de la réutiliser pour d’autres campagnes.
De même n’affichez pas non plus les images présentes dans un message non désiré, l’effet est le même que précédemment.
Vérifiez également l’orthographe, ces mails frauduleux sont souvent bourrés de fautes (accord, pas accent ou voir même des caractères bizarres)
Enfin pour conclure sachez que jamais une administration ou un organisme financier ne vous demandera des informations confidentielles par mail : ils vous téléphoneront ou plus probablement vous feront parvenir un courrier.
En cas de doute contacter la société avec les coordonnées qui sont présentes sur le contrat ou sur des factures que vous avez reçues mais pas avec les coordonnées présentes sur les mails.
