Nous recevons de plus en plus de mail et la difficulté est de devoir hiérarchiser les tâches à réaliser.

Il nous faut donc optimiser la classification de ses mails afin de pouvoir les traiter en fonction de leurs importances.

Pour ce faire, nous avons la possibilité de les classer de manière automatique dans notre client de messagerie Thunderbird.

L’avantage de cette solution est qu’à la réception de vos messages, les mails vont aller directement dans un dossier ce qui vous permettra en un coup d’œil de voir qui vous a écrit.

Pour ce faire, nous devons indiquer à notre client mail quels sont les mails qui vont aller se ranger et dans quel dossiers.

Créer des dossiers

La première chose à faire est de créer des dossiers dans votre boite mail.

Créer un nouveau dossier pour classer ses mails

Prenez garde à créer ces dossiers dans le dossier « Courrier entrant ». Cela vous permettra de retrouver cette arborescence si vous avez créé un compte « IMAP ».

Ensuite nommez-le et validez. Il doit apparaitre ensuite comme un dossier « enfant » dans « Courrier entrant ».

Nommer le dossier

Maintenant, vous pouvez délacer manuellement tous les mails dans ce dossier. Cela vous permet de classer l’information comme vous le feriez avec vos documents.

Sous dossier dans Thunderbird

Classer ses messages automatiquement

Mais le but du jeu est de demander à Thunderbird de le faire automatiquement.

Pour ce faire nous devons créer ce que l’on appelle un « Filtre à partir d’un message ».

Cliquez sur le message à classer puis dans le menu « Message » cliquez sur « Créer un filtre à partir d’un message ».

Créer un filtre de message en définissant la règle et le dossier concerné.

Une boite de dialogue s’ouvre. Vous avez plusieurs champs à remplir.

Le nom du filtre : donnez un nom explicite car si vous créez plusieurs dizaines de filtres, il sera difficile pour vous de retrouver le filtre à modifier ultérieurement

Laisser les deux cases cochées : « Lors de son exécution manuelle » et « lors de la réception du courrier », cela classera automatiquement les messages. A vous de juger si vous devez appliquer le filtre avant la détection des indésirable ou après.

Ensuite nous appliquons les conditions. Dans notre exemple, tous les mail venant de reports[@/at]proranktracker[./dot]com seront classés dans le dossier.

Il est possible d’appliquer également d’autres filtres comme :

• Le sujet contient un mot comme « Nouveau contenu » si vous avez des mails automatiques provenant d’un site web
• Le corps du message contient un mot exemple « Devis »
• Le message a été envoyé en copie à un interlocuteur…

De même, vous avez la possibilité de rajouter plusieurs filtres

Une fois la règle validée, une boite de dialogue s’ouvre et vous pouvez cliquer sur « exécuter ».

Exécuter le filtre de message

Thunderbird va ensuite déplacer, tous les messages vers le dossier défini.

Tous vos anciens messages sont déplacés dans le dossier

Quand un nouveau message arrivera dans la boite mail, un petit 1 en bleu s’affichera. Vous saurez immédiatement que vous avez reçu un mail de cet expéditeur et vous n’aurez plus d’excuse pour ne pas le traiter.

Un nouveau message est arrivé

Ce travail de mise en place de filtre vous prendra un peu de temps à sa création mais vous verrez qu’à l’usage cela vous fera gagner beaucoup de temps à l’ouverture de votre boite mail car cela vous permettra en un coup d’œil de hiérarchiser l’information à traiter.